Perchè non usare Excel come agenda, database o gestionale

Oltre 30 anni dopo la sua versione iniziale, Excel rimane una forza da non sottovalutare. Fino ad oggi, tutti i tipi di aziende utilizzano il foglio di calcolo per generare report e analizzare dati. Tuttavia, sebbene Excel sia innegabilmente utile, non è perfetto per i reparti che hanno esigenze molto specifiche.

Quindi, trasforma il foglio di calcolo di Excel in una potente App prima che sia troppo tardi!


QUANDO UN PICCOLO ERRORE EXCEL PUO’ CAUSARE DANNI DISASTROSI PER UN’AZIENDA

Ecco 2 storie di grosse perdite economiche causate ad importanti aziende da errori dovuti ai fogli di calcolo.


1. Errore di copia e incolla

Il gigante finanziario JPMorgan Chase ha subito una perdita commerciale di circa 6,5 miliardi di dollari nel maggio 2012 a causa di un errore utente di copia e incolla.

L’utilizzatore di Excel ha creato modelli value-at-risk e un addetto alle finanze ha commesso l’errore di copiare e incollare le informazioni errate da un foglio di calcolo a un altro. Le formule all’interno delle celle copiate non sono state adeguate di conseguenza, causando grossolani errori di calcolo del loro portafoglio di crediti. Nessun altro dipendente ha esaminato i dati e testato i calcoli per assicurarsi che fossero accurati.

Quello che avrebbe dovuto essere un errore del foglio di calcolo facilmente correggibile si è trasformato nella più grande perdita finanziaria che JPMorgan Chase abbia mai avuto.


2. Una cella persa

Emerson Electric Co. è una delle più grandi società di tecnologia e ingegneria al mondo, con oltre 100.000 dipendenti e 250 sedi di produzione in tutto il mondo. Nonostante questo non è stato immune da errori che coinvolgono fogli di calcolo.

Emerson ha calcolato erroneamente il costo totale di un’offerta di un contratto. Sono venuti a corto di 3,7 milioni di dollari, tutti a causa di una singola cella del foglio di calcolo. La cella, che conteneva il costo dell’elettricità, non era inclusa nella formula che calcolava le spese totali. Una cella persa, milioni di dollari persi.


PERCHÈ NON USARE EXCEL COME AGENDA

  • Gestire task ed attività: elenco di task, responsabile dell’attività, data, stato, priorità. La gestione di tutte queste informazioni con Excel è limitata a meno di effettuare un lavoro certosino con filtri e permessi senza avere comunque un risultato ottimale.
  • Anagrafiche clienti: inviare una notifica email ad alcuni clienti usando un foglio Excel significa copiare la lista delle email all’interno di una mailing list ed inviare la comunicazione, senza poter personalizzare le email, ricordandosi inoltre di allineare costantemente e manualmente la mailing list con l’elenco delle anagrafiche.

PERCHÈ NON USARE EXCEL COME DATABASE

  • Gestione e semplificazione: Excel nasce come foglio di calcolo, non per gestire quantità di dati. In più poter modificare come meglio si crede le maschere, renderebbe l’inserimento e la modifica dei dati molto più semplice per chi lo deve utilizzare, con conseguente risparmio di tempo.
  • Formule: per fare i calcoli con Excel devi scrivere la formula del calcolo all’interno della casella in cui desideri avere il risultato. E se dovessi poi cambiare cella? Dovresti cancellare la formula e poi riscriverla in un’altra cella. E quante volte hai perso tempo per trovare un errore di sintassi? Molto scomodo quindi.

PERCHÈ NON USARE EXCEL COME GESTIONALE

  • Gestire le fatture: con il crescere dell’attività cresce anche la complessità di gestione della fatturazione, che richiede via via un’operatività manuale sempre più importante finendo per dovere impiegare una risorsa per il solo disbrigo delle pratiche.
  • Impaginare le stampe: creare un report con Excel è complesso; non si riesce facilmente a personalizzare il foglio di stampa, inserendo loghi, intestazioni, piè di pagina e giustificare il testo. Inoltre poter “manipolare” i dati del report sarebbe molto utile.
  • Raccolta ordini: ogni volta che un ordine viene ricevuto c’è una sequenzialità di operazioni eseguite manualmente con conseguente perdita di tempo: controllare la presenza di errori, standardizzare le informazioni, preparare gli acquisti per soddisfare l’ordine, eccetera. Tutto questo con Excel non è gestibile.

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