GDPR Visitatori: il tuo processo di gestione è conforme?

Hai preso in considerazione le modifiche necessarie al tuo processo di gestione dei visitatori per garantire la conformità al GDPR?

Il GDPR (“General Data Protection Regulation”) è stato introdotto a maggio 2018 e le aziende hanno concentrato così tanta energia e risorse per garantire che la loro architettura aziendale e la loro rete siano sicure, dimenticandosi di garantire la conformità del loro processo di gestione dei visitatori.

Se anche tu ti trovi in questa situazione, vediamo di cosa devi occuparti quanto prima.


COSA SAPERE SUL GDPR VISITATORI

I libri dei visitatori, sia tradizionali che digitali, contengono informazioni personali sui visitatori, pertanto la loro conformità al GDPR diventa essenziale. Gli elementi chiave di questa legislazione che riguardano i dati dei visitatori includono:

  • In che modo le informazioni vengono acquisite e condivise all’interno della tua organizzazione
  • Quanto è necessario conservare queste informazioni
  • Quale processo è in atto per la rimozione dei dati personali

GDPR VISITATORI: I 3 PUNTI CHIAVE

Vediamo più in dettaglio i 3 punti sopra citati:


  1. Garantire la privacy dei visitatori: quando un visitatore entra in azienda ed effettua la registrazione, nessuno gli impedisce di guardare il libro dei visitatori. Come può quindi un’organizzazione garantire la privacy dei visitatori che lo hanno preceduto?
  1. Eliminazione dei dati su richiesta: per le aziende che si affidano alla gestione tradizionale dei visitatori, la duplicazione dei dati è frequente nel caso dei visitatori che ritornano nuovamente nella stessa azienda. Inizialmente questo non rappresentava un problema, tuttavia con il passaggio di GDPR, si è tenuti ora a tenere traccia di tutti i record delle visite e si deve poter eliminare in modo efficace i dati specifici dei visitatori su richiesta. Questo causa un aumento degli oneri amministrativi e del rischio di errori.
  1. Acquisizione dei soli dati importanti: la maggior parte delle grandi aziende incontrano una varietà di ospiti diversi su base giornaliera: visitatori, appaltatori, il personale delle consegne, etc. Nell’articolo 5 del GDPR, si afferma che “i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario in relazione allo scopo per il quale sono trattati”. Per la gestione tradizionale dei visitatori, questo significa che il personale della reception deve garantire che vengano forniti i fogli di accesso pertinenti a ciascun tipo di visitatore per assicurare che non vengano raccolte informazioni inutili su di essi.

GARANTISCI LA CONFORMITÀ CON UNA GESTIONE VISITATORI IN DIGITALE

A questo punto quindi, essendo diversi e molto specifici i requisiti per adempiere al GDPR, le soluzioni di gestione dei visitatori digitali rappresentano l’alternativa ideale per ottenere nel modo più semplice e veloce la conformità.

Offrendo flussi di lavoro personalizzabili, uno strumento come TDox può essere perfetto per la gestione dei visitatori, in quanto può essere rapidamente progettato a piacimento per presentare a visitatori diversi dati differenti e specifici, facendo compilare loro moduli digitali ad hoc. Con TDox viene rispettata la riservatezza di ogni persona, visto che la registrazione avviene attraverso un tablet, dunque il visitatore non può sapere chi è entrato prima di lui nella stessa azienda in quello stesso giorno.

Non è tutto. TDox offre moltissime funzionalità: scopri ora come può aiutarti nella gestione visitatori.



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