Frequently Asked questions

Risposte alle tue domande

Casella testo
Componente del modulo per scrivere testo libero su una o più righe.
Checkbox
Componente del modulo per selezionare una scelta Sì/No.
Data e Ora
Componente del modulo per scrivere o selezionare dal calendario una data e/ o un orario.
Etichette
Componente del modulo per visualizzare un testo di una o più righe.
GPS
Componente del modulo per catturare le coordinate GPS e altre informazioni sulla posizione satellitare (richiede la geolocalizzazione accesa sul dispositivo.
Firma
Componente del modulo per digitalizzare la firma apposta sullo schermo del dispositivo (richiede il touch screen o un dispositivo di input grafico come un pennino).
Anagrafica clienti
Pagina di gestione dell’anagrafica di clienti/fornitori/altre entità da Web, in modo da poterla utilizzare da App, tramite il componente del modulo per la ricerca, selezione e visualizzazione dei dati dall’anagrafica.
Liste Fisse
Liste semplici con codice, descrizione e flag abilitato/disabilitato. Si gestiscono da Web e sono utilizzabili da App come caselle di selezione (drop down list) o come lista espansa di valori (radiobutton list) con scelta singola.
Foto
Possibilità di scattare foto con la fotocamera e memorizzarle (come file binari) tra i dati modulo.
Barcode
Componente testuale del modulo che permette sia la scrittura di testo libero che la scansione di un codice a barre (normale o QR), tramite la fotocamera o altri dispositivi di lettura (laser, barcode scanner ecc.).
Anagrafica Prodotti
Tabella di gestione di articoli e servizi (con barcode, prezzi, sconti e altre informazioni), in modo da poterla utilizzare da App, tramite il componente “Prodotto” del modulo per la ricerca, selezione e visualizzazione dei dati dall’anagrafica. È possibile anche inserire articoli non in anagrafica tramite un’opzione dal designer di moduli.
Tabelle Personalizzate
Tabelle per la memorizzazione e condivisione di informazioni tra utenti, dispositivi, e moduli diversi, utilizzabili a seconda delle necessità. Dispongono di 3 campi per ogni tipologia di input (testo, data, flag, ecc.) e ogni campo può essere rinominato e personalizzato.
Griglie (Step Ripetuti)
Possibilità di rendere uno step ripetibile. Su App si vedrà una griglia con tante colonne quanti gli oggetti (campi/componenti) dello step. Ad ogni nuova aggiunta, si aprirà lo step per la compilazione dei vari campi.
Utilizzo Agenda da App
Possibilità di utilizzare il menu Agenda da smartphone o tablet, popolabile da WebApp per ogni utente tramite il Calendario degli eventi (menu Agenda). Ogni utente vedrà solo gli eventi assegnati a sé.
File e informazioni da App
Possibilità di scaricare da App file allegati alle anagrafiche (es. scheda cliente, scheda prodotto…) e di visualizzare altre informazioni aggiuntive che venissero inserite da WebApp su un record anagrafico (utente, azienda, cliente, prodotto, lista o categoria).
Esecuzione Stampa
Stampa da App su stampante termica o di etichette collegata in Bluetooth (linguaggio ZPL di Zebra).
Selettore Tabelle Personalizzate
Scegli la Tabella Personalizzata che desideri e auto-compila determinati campi con le informazioni contenute nella tabella.
E’ possibile compilare i moduli da WebApp?
No, solo da App. Tuttavia da WebApp è possibile pianificare interventi e modificare i dati raccolti.
Gli eventi del calendario di TDox (Agenda) sono sincronizzabili col calendario di Google (Android) o iCloud (iOS)?
Non esistono in TDox dei connettori per questo tipo di integrazione. Tuttavia, è possibile realizzare autonomamente dei piccoli software per chiamare i servizi di importazione eventi in TDox (API pubbliche gratuitamente utilizzabili) e per estrarre da TDox i dati sugli eventi completati e comunicarlo al calendario Google/iCloud o qualsiasi altro sistema che esponga dei metodi di interfacciamento pubblici. Abbiamo partner tecnologici che sono in grado di realizzarli per voi in pochi giorni a seconda delle esigenze della vostra azienda. Se lo desideri, chiedi di essere contattato via chat o compilando il modulo di contatto disponibile qui.
Si può estendere il periodo di prova gratuito di 30 giorni?
No. Terminato il periodo di prova, potrai accedere solamente per l’acquisto di un profilo di abbonamento per il tuo utente amministratore. Se vuoi provare ancora TDox, puoi registrarti con un altro indirizzo email, se ce l’hai oppure contattarci in chat per valutare altre possibilità.
Posso installare l’App di TDox su qualsiasi smartphone o tablet?
TDox è utilizzabile su qualsiasi dispositivo recente con Android o iOS, sia smartphone che tablet, scaricando l’App dal Play store (Android) o dall’App Store (iOS) e installandola. La versione minima per il corretto funzionamento di TDox è la 4.0 per Android, e la 10.0 per iOS.
Posso navigare sulla Web-App con qualsiasi browser?
Il sito operativo di TDox, detto Web-App, è navigabile con i browser più diffusi (Chrome, Edge, Firefox, Safari, Opera e altri compatibili con HTML5 e CSS3), sia da computer che da dispositivi mobili. Su questi ultimi, alcune funzionalità sono bloccate (es. il disegno di moduli e PDF) in quanto serve uno schermo sufficientemente grande (almeno 10”).
Voglio provare TDox per qualche mese. Come devo procedere?
Se ti registri a TDox, avrai diritto ad un periodo di prova gratuita di 30 giorni, senza alcun vincolo di acquisto di licenze né di abbonamento ai nostri servizi. Avrai a disposizione una chat online gratuita per ogni tuo dubbio e altri canali per richiederci supporto o assistenza specializzata per aiutarti a convertire i tuoi processi e documenti cartacei in moduli digitali.
Durante il periodo di prova ho qualche limitazione?
Durante il periodo di prova, avrai a disposizione tutte le funzionalità Web e App, senza alcuna limitazione. Potrai gestire liberamente ogni anagrafica, creare moduli o importarli dai nostri esempi, installare l’App sul tuo smartphone o tablet e compilare i tuoi moduli tutte le volte che vorrai.
Le licenze di utilizzo sono per azienda, per utente o per dispositivo?
Le licenze di utilizzo sono per singolo utente (indirizzo email), su qualsiasi dispositivo Android o iOS compatibile con TDox e possono durare 1 mese (30 giorni) oppure 1 anno (365 giorni).
Posso usare le credenziali di accesso del mio utente su dispositivi diversi?
Sì, ogni utente può usare il suo account su diversi dispositivi, smartphone o tablet, Android o iOS.
Due persone diverse possono usare lo stesso account su dispositivi diversi?
No, ogni persona deve avere il proprio account, principalmente per una chiara identificazione di responsabilità (chi ha svolto le operazioni?), in secondo luogo per motivi di privacy e di sicurezza (notifiche, visibilità dati e recupero password) e infine per non violare il contratto di licenza di TDox. Un algoritmo di sistema, controlla l’utilizzo dello stesso account su più dispositivi contemporaneamente e in luoghi diversi (chiaro indice di utilizzo dello stesso account da parte di due diverse persone) e notifica una violazione agli utenti amministratori, avvisandoli dell’eventuale disattivazione dell’account in questione, nel caso di violazione reiterata.
Due persone possono usare lo stesso account alternandosi sullo stesso dispositivo?
Sì, il sistema consente l’utilizzo delle stesse credenziali di accesso da parte di più persone che usano lo stesso dispositivo in momenti diversi (es. operatori che lavorano a turno). Per il sistema si tratta dello stesso “utente” che lavora su un solo dispositivo in momenti diversi della giornata, quindi non rileva nessuna violazione della licenza.
Mi è scaduto il periodo di prova, ma mi serve altro tempo per decidere e non vorrei perdere le cose fatte…
Dopo la scadenza del periodo di prova, le tue credenziali e i tuoi dati (anagrafiche, moduli e documenti) verranno conservati per altri 30 giorni, dopodiché verranno eliminati definitivamente. In tal caso ti consigliamo di attivare almeno un profilo di abbonamento mensile per il tuo utente amministratore (BASIC, STANDARD o PREMIUM a seconda del tipo di componenti usati nei moduli che devi provare), in modo da avere più tempo per decidere spendendo solo il minimo necessario.
Ho deciso di usare TDox per la mia azienda? Come faccio ad attivare il mio primo utente?
Se non ti sei ancora registrato, fallo e prova TDox gratuitamente per 30 giorni. Se durante o dopo il periodo di prova vuoi attivare i tuoi utenti, devi completare i dati della tua azienda (terzo menu in alto a destra > Dati aziendali), procedere con l’inserimento dei dati di pagamento (dati sulla carta di credito), il tipo di profilo per il tuo primo utente (BASIC, STANDARD o PREMIUM) e il periodo di abbonamento (mensile o annuale), quindi procedere con il pagamento. Da quel momento la tua azienda e il tuo utente sono attivi. Per ogni successivo utente, ti basterà decidere il profilo, il periodo di pagamento ed attivarlo (verranno presi gli stessi dati di pagamento del primo utente).
Come faccio a scegliere il tipo di abbonamento giusto per ogni utente?
La Web-App non ha limitazioni in base al profilo, per cui gli utenti di ufficio che non necessitano di compilare moduli, possono acquistare un profilo di licenza BASIC. Lato App invece ci sono delle limitazioni sulle funzionalità di TDox (vedi listino) in base ai tre profili di licenza. Per capire quale profilo vada bene ad un utente, bisogna verificare che in ogni modulo che l’utente dovrà compilare non vi siano componenti o condizioni che da listino sono riservate solamente ad un certo profilo. Ad esempio se un modulo contiene uno step ripetuto o delle foto, serve il profilo STANDARD
Ho acquistato una licenza BASIC, posso passare alla STANDARD o alla PREMIUM (upgrade)?
Sì, è sufficiente modificare il profilo dell’utente in questione da BASIC a STANDARD o PREMIUM e l’importo residuo già pagato per il periodo di abbonamento BASIC (mensile o annuale), ma non ancora consumato, verrà detratto dall’importo del nuovo periodo di abbonamento col profilo STANDARD (o PREMIUM) che sta per iniziare. Se la detrazione supera i 2 Euro, verrà emesso uno sconto nella successiva fattura, insieme all’importo del nuovo abbonamento. Ad esempio, se 265 giorni dopo l’acquisto di un abbonamento BASIC annuale (48 €, 100 giorni residui, pari a 48÷365×100 = 13,15 €) si vuole passare allo STANDARD mensile (14 €), in fattura si avrà 14 – 13,15 = 0,85 € da pagare.
Ho acquistato una licenza PREMIUM, posso passare alla STANDARD o alla BASIC (downgrade)?
Sì, ma in questo caso, trattandosi di un downgrade, l’utente non ha urgenza di passare a un profilo più basso perché può continuare a lavorare esattamente come prima. Il nuovo profilo di abbonamento quindi inizierà al termine di quello corrente (PREMIUM) e di conseguenza non esiste rimborso, in quanto il periodo del profilo PREMIUM verrà interamente sfruttato. Per esigenze particolari, va inoltrata una richiesta al centro di assistenza, tramite la chat online o tramite il proprio partner TDox.
Per sbaglio ho acquistato una licenza annuale, invece che mensile, cosa posso fare?
In questo caso hai già pagato in anticipo per un periodo più ampio (365 giorni) e non è previsto un rimborso automatico nemmeno modificando il profilo dell’utente (scegliendo “mensile” anziché “annuale”). Per esigenze particolari, va inoltrata una richiesta al centro di assistenza, tramite la chat online o tramite il proprio partner TDox.
Posso passare la licenza di un utente ad un altro utente (es. licenziamento/dimissioni)?
Sì, dall’anagrafica degli utenti, gli amministratori possono trasferire un profilo di abbonamento (BASIC, STANDARD o PREMIUM, mensile o annuale) da un utente attivo ad un altro utente nuovo (da creare sul momento) o disattivato in passato. In entrambi i casi, il primo utente viene disattivato e il suo profilo di abbonamento viene assegnato al secondo utente (nuovo o riattivato), che potrà iniziare ad utilizzarlo immediatamente, con gli stessi termini di validità.
Se a metà del mio periodo di abbonamento disattivo un utente, mi spetta un rimborso?
Non è previsto nessun rimborso in questo caso, perché disattivare un utente con un profilo di abbonamento ancora valido, significa “congelare” il suo account. Il suo abbonamento continuerà ad essere valido fino al termine di scadenza, ma l’utente non potrà più accedere a TDox né da WebApp né da App e non sarà più visibile da nessuna parte, ad eccezione dell’anagrafica utenti (disattivi). Entro la scadenza dell’abbonamento, potrà essere riattivato in qualsiasi momento da un amministratore e tornare quindi ad utilizzare il sistema.
Come faccio a modificare un modulo senza interrompere gli utenti che lo usano?
Ogni modulo può essere modificato liberamente dallo strumento di disegno di moduli (Designer), creando una nuova revisione. Nessuna delle modifiche sarà visibile agli utenti App (operatori sul territorio) finché non decidi di pubblicare la revisione. Essi continueranno ad utilizzare l’ultima revisione pubblicata che avevano sincronizzato e non subiranno interruzioni. Eventuali documenti in corso continuerebbero ad avere la stessa revisione (del modulo e del PDF) con cui sono stati iniziati, anche se venissero pubblicate nuove revisioni.
Mi serve inserire dei prodotti, ma non voglio acquistare la licenza STANDARD, come posso fare?
Puoi usare una lista semplice e scegliere i prodotti da lì (menu a tendina), ma ricorda che avrai a disposizione solamente un codice e una descrizione per ogni tuo prodotto. Se ti servono altri dati (es. quantità, prezzo, aliquota IVA ecc.), dovrai aggiungerli nel modulo come campi singoli (uno per ogni informazione), aggiungendo anche eventuali formule di calcolo dei totali, se necessario (totale quantità, importo netto/lordo ecc.)
Mi serve uno step ripetuto, ma non voglio acquistare la licenza STANDARD, come faccio?
Senza licenza STANDARD non è possibile compilare un modulo con delle griglie, cioè con degli step con l’opzione “Ripetuto”. Se si vuole restare nei limiti della BASIC, bisogna rimuovere l’opzione da ogni step e replicare i campi N volte. Ad esempio, se ti serve dichiarare per ogni tecnico le ore lavorate, supponendo che al massimo ci siano 3 tecnici, puoi inserire 3 volte la coppia di componenti “Lista” (dei tecnici) e “Campo di testo” (numerico, per le ore): Tecnico1, Ore1, Tecnico2, Ore2, Tecnico3, Ore3.
Mi servono più di 3 step ripetuti, ma non voglio acquistare la licenza PREMIUM, come faccio?
In questo caso, devi scegliere quale step ripetuti possono essere sostituiti con degli step semplici. La scelta dovrebbe ricadere su quelli che presumibilmente richiedono l’inserimento delle informazioni per un numero limitato di volte (es. max 3 tecnici, max 2 veicoli…) in modo da replicare i campi di ogni “occorrenza” tante volte quante sono le occorrenze massime (si veda la precedente domanda)
Mi servono più di 3 foto, ma non voglio acquistare la licenza PREMIUM, come faccio?
Per restare nei limiti della licenza STANDARD, puoi scattare/caricare fino a un massimo di 3 foto/immagini, quindi se non vuoi passare alla PREMIUM, ti consigliamo di separare il tipo di foto/immagini in moduli diversi (es. modulo lavori -> max 3 foto sul luogo di lavoro; modulo note spese -> max 3 foto di scontrini/ricevute) oppure procedere alla compilazione di N istanze del modulo (es. prima fase dei lavori -> max 3 foto; seconda fase del lavoro -> max 3 foto ecc.)
Dopo la compilazione del modulo il sistema invia subito i dati all’ufficio?
Sì, se il dispositivo è connesso a Internet. Altrimenti, all’utente verrà segnalato se ci sono documenti non sincronizzati. La sincronizzazione può essere configurata per singolo utente per essere ripetuta ad intervalli regolari (automatica, ogni X minuti) oppure no (sincronizzazione manuale o dopo ogni compilazione di un modulo). L’utente può anche provare una sincronizzazione a mano (scroll verso il baso su iOS, menu in alto > Aggiorna dati su Android), senza aspettare che lo faccia il sistema.
Cosa succede se non c’è connessione a Internet?
Dopo ogni compilazione di un modulo App, i dati vengono salvati nella memoria del dispositivo e l’App esegue un tentativo di sincronizzazione. Se manca la connessione a Internet, alla successiva sincronizzazione (automatica o manuale) verrà eseguito un nuovo tentativo di connessione ed invio dei dati. Tramite una notifica visibile nella parte superiore dell’App, l’utente verrà avvisato della mancata sincronizzazione.
Perché gli operatori stanno lavorando con TDox, ma l’ufficio non vede i moduli che hanno compilato?
Il più delle volte capita perché gli operatori App non sono riusciti a sincronizzare i documenti compilati. Assicurarsi che i loro dispositivi siano connessi a Internet e provare a eseguire una sincronizzazione manuale o un aggiornamento totale dei dati (menu in alto > “Aggiorna dati” con opzione “Reset totale”)
Si possono creare clienti nuovi da App?
Le anagrafiche non sono modificabili direttamente dall’App, per questioni legate alla concorrenza (più operatori potrebbero inserire lo stesso record nello stesso frangente) e alla numerazione univoca e centralizzata dei codici anagrafici, che potrebbe essere vincolata ad un programma gestionale aziendale eventualmente integrato con TDox. Tuttavia, per i clienti nuovi è possibile attivare il servizio “Importa clienti”, che permette di aggiungere nuovi clienti in anagrafica a partire dai dati inseriti manualmente dagli utenti nei moduli App (ragione sociale/nome, indirizzo, CF/P.IVA ecc.), realizzando una vista e mappando i dati nei relativi campi dell’anagrafica dei clienti di TDox. Per maggiori informazioni si invita a consultare il relativo video sul servizio.
Quanti utenti posso creare?
Un numero indefinito, ma solo gli utenti con profilo di abbonamento attivo potranno utilizzare il sistema.
Che differenza c’è tra i vari ruoli assegnabili ad un utente?
I ruoli sono visibili in anagrafica utente, nel dettaglio, sotto il menu a tendina “Ruolo”. È possibile assegnare un solo ruolo ad ogni utente. I diversi ruoli sono ordinati dal più potente (Administrator) al meno potente (System Integrator)

Posso disattivare un utente e riattivarlo in futuro?
Certamente, ma prima di disattivare, ricorda che non ti verrà rimborsato il periodo restante pagato in anticipo, quindi fallo alla fine del periodo oppure evita di rinnovare l’abbonamento, lasciando che l’utente venga disattivato automaticamente. Potrai riattivarlo in qualsiasi momento procedendo alla scelta del profilo (BASIC/STANDARD/PREMIUM) e del periodo di abbonamento (mensile o annuale) e proseguendo con il pagamento secondo le modalità consentite.
Posso modificare l’indirizzo email dell’utente?
No, l’indirizzo e-mail è uno degli identificativi di un utente e non può essere utilizzato per due account diversi.
Come faccio a modificare i dati di un utente (nome, cognome, password)?
I dati di un utente possono essere modificati solamente dall’utente stesso, entrando nel suo profilo (ultima icona in alto a destra sulla Web-App). L’amministratore può solamente modificare il ruolo utente, allegare dei file e impostare le diverse opzioni per l’utente. In nessun caso può alterare indirizzo e-mail o password.
Quanti moduli posso avere in TDox per la mia azienda?
Con l’attivazione del primo utente puoi creare, pubblicare e compilare tutti i moduli e i documenti PDF che vuoi. Non c’è limite al numero di moduli per la tua azienda e non hai vincoli sulle funzionalità della Web-App. Gli unici limiti sono le funzionalità che puoi usare da App, perché vanno in base ai profili degli utenti che decidi di attivare.
Ho eliminato un modulo per errore. Cosa posso fare?
Se hai eliminato il modulo con il comando “Cancella dati”, non è più possibile recuperare né il modulo, né le sue istanze di compilazione (cioè i documenti PDF) perché tutto è stato eliminato dal database fisicamente. Se invece ha cliccato sul comando “Elimina”, è possibile recuperare il modulo, in quando si è solo trattato di una eliminazione logica, usata per non mostrarlo più, ma rendere invisibile il modulo. Per esigenze particolari, va inoltrata una richiesta al centro di assistenza, tramite la chat online o tramite il proprio partner TDox.
Devo modificare un modulo e il suo PDF, ma non riesco da solo, chi mi può aiutare?
Per dubbi e domande, puoi chiedere via chat ai nostri esperti, che ti spiegheranno come realizzare ciò che ti serve, se è possibile, altrimenti ti suggeriranno una soluzione alternativa. Non sono tuttavia autorizzati ad effettuare modifiche ai tuoi moduli né a fornirti consulenza sui tuoi processi, quindi potresti aver bisogno di un supporto dedicato al tuo business. Abbiamo una rete di partner esperti in diversi ambiti, che potranno contattarti per darti una consulenza di ambiente e di processo, oltre che su come convertire i tuoi processi in TDox. Se lo desideri, chiedi di essere contattato via chat o compilando il modulo di contatto disponibile qui.
Come faccio a filtrare i clienti per commessa?
Con TDox puoi inserire le commesse in una lista o in categorie di classificazione da abbinare ai tuoi clienti. Poi dallo strumento di disegno dei moduli, puoi predisporre un campo per la scelta della commessa (da lista/categoria o da testo libero) e nello step successivo puoi filtrare la ricerca dei clienti in base alla commessa scelta/inserita, semplicemente aggiungendo una condizione di filtro nel componente “Cliente” (per categoria = commessa). Ovviamente vanno prima create le commesse, quindi i clienti vanno collegati alle relative commesse, tramite il tasto “Categorie” in anagrafica.
Come faccio a filtrare i prodotti per tipologia, per tipo d’uso o per cliente?
In anagrafica dei prodotti puoi memorizzare i dati principali di tutto ciò che ti serve per la produzione, la lavorazione o la vendita, quindi mezzi di lavoro, automezzi, prodotti base, prodotti finiti, servizi, ecc. Può quindi essere utile classificare le tipologie di articoli/servizi in altrettante “categorie” in modo da poter usare questa relazione come filtro nei moduli o nei report. Puoi così legare ogni articolo/servizio ad una categoria merceologica, puoi costruire le distinte base di produzione/lavorazione per i tuoi operatori o preparare dei pacchetti di vendita ricorrenti per i tuoi clienti (Bill of Materials). Nel modulo basterà aggiungere una condizione di filtro per categoria come valore fisso (es. prodotti della categoria “Automezzi”) oppure dinamico (es. prodotti della categoria scelta precedentemente dall’utente).
Voglio aggiungere una formula di calcolo, ma non conosco il Javascript, come faccio?
Fatti aiutare dai nostri esperti in chat, spiegando bene il processo e il tipo di calcolo che ti serve. Sapranno sicuramente trovare la formula che fa per te e ricorda che su Internet ci sono moltissimi esempi di formule Javascript, uno dei linguaggi di programmazione più potenti, più usati e più documentati al mondo.
Come faccio a nascondere un campo o uno step in base a quello che l’utente dichiara?
Per nascondere un campo o uno step, esistono le condizioni di visibilità, che possono essere costruite con delle semplici nozioni di logica booleana (operatori AND e OR), sulla base dei valori dei campi del modulo. Ricorda che ogni condizione definisce quando un campo è visibile, quindi ricordati che se la condizione NON è verificata, il campo sarà nascosto.
Come faccio a sostituire un campo di testo libero con una lista predefinita di valori?
Bisogna rimuovere il campo di testo e aggiungere un componente “Lista” al suo posto, definendo la lista dei valori possibili. Può essere una lista fissa (valori inseribili direttamente nell’area di testo delle proprietà, uno sotto l’altro) oppure una lista anagrafica. In questo secondo caso bisogna scegliere tra una delle liste esistenti oppure crearne una nuova (pulsante “+”), decidendo prima il nome della lista e poi tutti i suoi possibili elementi (pulsante matitina), dando un codice unico e una descrizione significativa. Una volta salvati e controllati tutti i valori possibili, è possibile deciderne uno come default, oppure lasciare il campo vuoto e obbligare l’utente a scegliere un’opzione con una formula di controllo sullo step ed eventuale avviso in caso di mancata scelta.
Come faccio ad importare gli eventi da Excel nell’agenda di TDox?
L’importazione è possibile popolando un file Excel con i dati principali dell’evento. Per farlo, prima di tutto occorre scaricare il modello (file XLSX vuoto), quindi inserire i dati necessari, che sono: Codice evento (un progressivo o un codice di riferimento esterno, es. numero richiesta/ordine/ticket), Data inizio evento (la data e l’orario previsto per iniziare l’attività o l’appuntamento), Data fine evento (l’orario previsto di termine dell’attività o dell’appuntamento), Giornata intera (valore VERO/FALSO, se VERO, gli orari di inizio e fine verranno ignorati), l’Operatore (indirizzo email dell’utente registrato in TDox), Nome modulo (nome del modulo che l’operatore dovrà compilare). I campi devono contenere valori validi per il tipo di informazione richiesta (es. le date nel formato riconosciuto come data da Excel) e consistenti: la data di inizio deve essere inferiore o uguale alla data di fine, l’operatore e il modulo devono esistere e l’operatore deve avere visibilità sul modulo.
Se importo gli eventi da Excel, vengono sovrascritti quelli già presenti in Agenda?
L’importazione da Excel, per ogni evento da importare, sovrascrive quello esistente solo se coincide per data e ora di inizio e fine, operatore (indirizzo email dell’utente) e modulo. L’evento esistente verrà sovrascritto solo se non è Iniziato né Completato. In caso i due eventi differiscano anche solo di uno dei dati citati, verrà semplicemente creato un nuovo evento, senza toccare quello esistente.
Come faccio a eliminare gli eventi massivamente?
Non è possibile eliminare tutti gli eventi in agenda con un comando. Gli eventi vanno eliminati uno ad uno, avvisando gli operatori incaricati, se sono già stati confermati. WORKAROUND: In caso di numerosi eventi da eliminare, è possibile procedere con una importazione da Excel che sovrascriva tutti gli eventi di uno o più operatori per un determinato periodo, creando un solo evento per ogni operatore e modulo, con data di inizio e fine che coprano l’intero periodo in cui si vuole che vengano eliminati gli eventi esistenti. Il sistema, per ogni operatore e modulo, eliminerà tutti gli eventi esistenti di quel periodo non Iniziati/Completati e creerà un unico nuovo evento della durata pari al periodo in questione. Sarà poi facile eliminare l’unico evento di ogni operatore manualmente, dal dettaglio.
Posso modificare o eliminare eventi già confermati per l’operatore?
Sì, ma ricordati di avvisare gli operatori, perché potrebbero averli già sincronizzati, presi in carico o addirittura conclusi senza essere riusciti a sincronizzare i dati di ritorno per assenza di connessione. Per avvisare un operatore di qualsiasi modifica su uno dei suoi eventi, è sufficiente spuntare l’opzione “Avverti l’operatore” nel dettaglio dell’evento, prima di salvarlo o eliminarlo. All’operatore apparirà un messaggio nella barra delle notifiche del suo dispositivo.
Se elimino un evento confermato, cosa succede se fosse già in corso?
Non appena l’evento viene salvato e sincronizzato dall’operatore App, sarà di nuovo visibile in Agenda nello stato in cui è stato salvato (Iniziato/ Completato/Annullato), quindi sarà come se l’eliminazione non fosse mai stata fatta.
Come faccio ad inserire dei valori pre-compilati in fase di pianificazione?
In ogni modulo è possibile decidere quali campi siano “pianificabili” dall’ufficio, tramite la relativa opzione disponibile nelle proprietà avanzate di ogni componente del modulo. Se un campo è pianificabile, prima di confermare l’evento all’operatore, è possibile pre-compilarlo, inserendo il valore fisso o da anagrafica che dovrà essere contenuto nel campo.
È possibile inviare messaggi agli operatori?
Sì, dall’Agenda Web di TDox esiste un pulsante (busta da lettera XX) per inviare messaggi di testo ad uno o più utenti sul territorio. I messaggi appariranno istantaneamente sulla barra delle notifiche dei loro dispositivi.
Gli operatori possono rispondere ai messaggi di notifica inviati dall’ufficio?
No, gli operatori possono solo ricevere le notifiche, ma non possono rispondere direttamente. Per dialogare con gli operatori è consigliabile utilizzare App dedicate alla messaggistica e comunicazione testuale o multimediale.
Posso visualizzare i dati di moduli diversi?
Sì, è possibile selezionare e filtrare i dati di più moduli, anche completamente diversi. Ovviamente i filtri base sono comuni a tutti i moduli, mentre ogni modulo avrà campi (detti “variabili”) potenzialmente differenti, sia nel nome che nel formato, per cui nella scheda “variabili” sarà possibile aggiungere filtri per ogni campo di ognuno dei moduli selezionati e il sistema applicherà il filtro su un determinato campo solamente per i moduli dove quel campo esiste.
Posso aggiungere colonne alla griglia dei risultati?
Sì, è possibile aggiungere in colonna qualsiasi campo del modulo, cliccando sul pulsante “Colonne” e spostando da sinistra a destra i campi che si vuole visualizzare e poi spostandoli su o giù per deciderne la posizione in griglia. È possibile spostare l’ordine delle colonne visualizzate anche dalla griglia, trascinandole nella posizione desiderata.
Posso visualizzare ed esportare tutte le righe di step ripetuti?
Sì, agendo nella scheda “Sotto-griglie” della schermata dei filtri. Le righe risultanti dopo l’applicazione del filtro potrebbero essere più di una per ogni documento, a seconda del numero di righe compilate nello step ripetuto. Ad esempio, se in un rapporto di intervento sono stati dichiarati 3 materiali, si otterranno 3 righe per quel rapporto, quindi si consiglia di includere il materiale tra le colonne visibili. Se il modulo contiene più step ripetuti, sarà possibile sceglierne solo uno.
Posso filtrare i dati per cliente, commessa o altro campo del modulo?
Si, basta aggiungere una condizione nella scheda “Variabili” dei filtri, cercando il campo da filtrare tra quelli disponibili e definendo la condizione (es. “Commessa” contiene “2019/05”). I campi a disposizione sono tutti quelli presenti nei moduli selezionati e, per ogni tipologia di campo/componente, il sistema mostra le opzioni di confronto possibili (es. nullo/non nullo, inizia/finisce/contiene/uguale, maggiore/minore/uguale ecc.).
Come faccio ad estrarre massivamente i documenti PDF?
Dalla sezione Report è possibile estrarre solo un documento PDF per volta, cliccando sul pulsante di download PDF sulla riga dei risultati. Tuttavia, in TDox esistono servizi aggiuntivi (o connettori) che permettono di esportare i PDF massivamente e automaticamente, tramite l’utilizzo delle viste. Questi servizi possono essere attivati dal menu dei Servizi (sotto il menu dell’azienda in alto a destra) e sono a pagamento. C’è un servizio di invio dei PDF come allegati tramite email (Connettore e-mail), uno per il caricamento dei PDF su una directory FTP (Connettore FTP) e uno per il caricamento dei PDF su DropBox (Connettore DropBox). Il canone del servizio è mensile ed è composto da un costo fisso (fino a un limite di esecuzioni) e uno variabile (in base al numero di esecuzioni eccedenti il limite) come spiegato nel dettaglio di ogni connettore consultabile prima della sua attivazione.
Posso esportare i dati in Excel oppure nel mio gestionale?
Sì, dalla pagina Report, dopo aver applicato i filtri e caricato i dati in griglia, è possibile esportarli in Excel (formato .XLSX oppure .CSV) sia singolarmente, selezionando le righe da esportare e cliccando “Esporta”, che massivamente, cliccando su “Esporta tutto” (inclusi i dati in pagine successive). Verranno esportate solo le colonne visibili, quindi se si desidera esportare altre colonne, bisogna prima aggiungerle con il tasto “Colonne”.
Cosa sono e a cosa servono le Viste?
Le “Viste” permettono di memorizzare i filtri e le colonne visibili di una certa ricerca nella pagina Report, per non dover ripetere ogni volta l’inserimento delle condizioni di filtro e l’aggiunta/rimozione/spostamento delle colonne in griglia. Dopo aver fatto queste operazioni la prima volta e aver controllato l’esattezza dei risultati secondo le proprie aspettative, basta cliccare sul pulsante “Salva vista” e dare un nome significativo alla vista per poterla facilmente riconoscere. Sarà quindi visibile nella scheda “Viste” a sinistra, accanto alla scheda “Moduli”. Le viste sono indispensabili se si vuole attivare i servizi automatici (o connettori) di TDox, perché ogni servizio può essere schedulato solamente configurando quale vista dovrà utilizzare e definendo i tempi di esecuzione delle operazioni da automatizzare (es. esportazione/invio dei documenti PDF o esportazione/invio dei dati via email/FTP/DropBox in formato Excel o xml).
Perché la vista non memorizza il filtro sulle date?
Perché se memorizzasse le date di inizio e fine ricerca dei documenti, ogni volta l’utente o il servizio vedrebbero sempre gli stessi dati della prima volta. Per questa ragione, di default le date sono sempre impostate per visualizzare l’ultimo giorno di compilazioni, quindi ogni volta che l’utente utilizzerà una vista, dovrà solamente definire l’intervallo di dati aggiornandolo a seconda delle sue esigenze e lo stesso faranno i servizi quotidianamente.
Perché non posso modificare una vista?
Spesso capita di dover aggiungere un nuovo filtro o una nuova colonna ad una vista, ma essa potrebbe essere stata abbinata ad un servizio automatico, quindi modificarla comporterebbe un rischio per l’esito del servizio (si pensi a connettori direttamente o indirettamente integrati con un gestionale che si aspetta un formato ben preciso). Per questo motivo, non è possibile alterare una vista dopo la sua creazione. Tuttavia, il proprietario della vista (e solo lui), può applicare delle modifiche alla vista (filtri e/o colonne) e salvarle come una nuova vista, procedendo poi all’eliminazione della precedente e, se vuole, rinominando quella nuova esattamente come quella vecchia e occupandosi personalmente di verificare le configurazioni dei connettori che la usano ed eventualmente sistemare le anomalie introdotte con le sue modifiche.
Come faccio a distinguere i clienti dai fornitori o da altre entità aziendali (dipendenti ecc.)?
È sufficiente creare delle categorie per l’anagrafica Clienti e fornitori, una per ogni tipologia di entità, quindi abbinare ad ogni entità la giusta categoria e ricordarsi di abbinarla per ogni nuova entità inserita in anagrafica. Per creare le diverse categorie bisogna entrare nella pagina “Le tue categorie” e aggiungere una nuova categoria, specificando un codice univoco assoluto (es. “CL”), una descrizione (es. “Cliente”) e un codice che identifichi il tipo di classificazione (es. “Tipo_entita”).
Il campo “Codice” a cosa serve?
Serve per identificare il cliente/fornitore in maniera univoca. Spesso viene da un gestionale e serve come chiave di aggancio per aggiornamento nelle integrazioni oppure come condizione di filtro nelle formule di ricerca o preselezione o ancora come chiave di individuazione di altri dati (es. tabelle personalizzate con dati relativi alle attività svolte per o dal quel cliente/fornitore). Il codice è obbligatorio nelle importazioni da Excel e non deve contenere spazi o altri caratteri speciali.
Come faccio ad importare i clienti/fornitori da Excel?
Basta creare ed esportare 1-2 clienti dall’anagrafica per avere il modello Excel, cioè un esempio della struttura del file da popolare con tutti i dati dei clienti che vogliamo importare. La chiave di identificazione dei clienti/fornitori è il “Codice” (prima colonna), quindi deve essere univoco. Se un certo coincide esiste già in anagrafica, il sistema procede con la sovrascrittura dei suoi dati a partire dall’Excel, altrimenti crea un record nuovo, a patto che non esista un record con lo stesso codice fiscale (cliente privato = persona fisica) o partita IVA (azienda = persona giuridica), in tal caso va in aggiornamento, senza alterare il Codice.
Posso importare e tenere allineati i clienti dal mio gestionale?
Sì, con un sistema di scambio dati con TDox (web service di integrazione), facilmente realizzabile in pochi giorni se si conoscono le basi di programmazione ad oggetti, utilizzando le API pubbliche di comunicazione messe a disposizione da TDox per inviare o ricevere dei dati in maniera automatica. Maggiori informazioni possono essere trovate sul sito www.tdox.it (sezione Risorse > Documentazione Tecnica Tdox WebAPI), scaricando la relativa documentazione.
A chi devo rivolgermi per realizzare dei servizi di integrazione con il mio gestionale?
Se non hai degli sviluppatori nella tua azienda o che possano aiutarti, puoi chiedere a noi di realizzare qualunque integrazione ti serva tra TDox e i tuoi software aziendali, semplicemente scrivendoci in chat o compilando il modulo di contatto sul nostro sito. Verrai poi contattato da uno dei nostri partner tecnici che potranno discutere le tue esigenze senza impegno ed eventualmente valutare il da farsi e presentarti un preventivo in termini di costo e durata complessiva del lavoro.
Come faccio ad eliminare un cliente in modo da non vederlo più?
Non è possibile eliminare fisicamente un record in anagrafica. Ogni “eliminazione” (pulsante del cestino) è in realtà logica, cioè il record viene disattivato in modo che non sia più utilizzabile. In ogni caso, puoi cambiare qualsiasi dato dell’anagrafica, anche il codice, senza rischiare che i documenti vengano compromessi. Difatti, ad ogni modifica anagrafica, TDox archivia i vecchi dati che continueranno ad essere utilizzati per la consultazione dei vecchi documenti generati a partire dai moduli compilati con quella stessa versione del record.
È possibile inserire nuovi clienti dall’App?
Dall’App di TDox non si possono gestire le anagrafiche, nemmeno quella dei clienti/fornitori. Tuttavia, si possono raccogliere i dati dei nuovi clienti (nome, ragione sociale, indirizzo ecc.) in uno step dedicato di un modulo in modo che l’operatore li inserisca e il sistema li possa memorizzare. I dati salvati nel modulo possono poi essere usati dal servizio a pagamento “Importa i clienti”, predisponendo e schedulando una vista con le colonne necessarie e configurando il servizio per abbinare i campi raccolti ai campi dell’anagrafica TDox. I costi del servizio sono visualizzabili dal menu Servizi > Aggiungi servizio > Utility > Importa i clienti.
Posso inserire tra i prodotti sia dei materiali che dei servizi?
Sì, in anagrafica prodotti puoi inserire prodotti finiti, componenti, articoli di vendita, materiali, mezzi, attrezzature oppure servizi, attività o prestazioni. Qualunque cosa sia utile al tuo lavoro e necessità di informazioni quali la quantità, l’unità di misura o il prezzo. Se invece ti basta un codice e una descrizione, puoi aggiungere i tuoi articoli/servizi ad una lista semplice.
Come faccio a distinguere i materiali dai servizi?
Usando le categorie, esattamente come spiegato per l’anagrafica dei clienti/fornitori. Crea N categorie (es. ART = articolo di vendita, MAT = materiale e SER = servizio, dando lo stesso nome di classificazione (es. “Tipi_prodotto”) per tutte e N le categorie, quindi vai in anagrafica ed assegna ad ogni record la giusta categoria, ricordandoti di farlo su ogni nuovo record aggiunto, per evitare che un eventuale filtro di ricerca sul componente “Prodotto” nel modulo che agisce su una specifica categoria (es. “Tipo_prodotto” = “MAT”) escluda indesideratamente un record, perché non abbinato a quella categoria.
Come faccio ad importare Importazione da Excel
Come per l’importazione di ogni altra anagrafica, basta esportare 1-2 record per ottenere il modello Excel da popolare con tutti i prodotti che si vuole importare. Se si vuole importare anche l’abbinamento alle categorie, occorre che esistano già in TDox e per ogni prodotto, bisogna indicare il codice della categoria. Se un prodotto appartiene a più categorie, è sufficiente scriverne i codici separati da virgola sotto la colonna “Categorie”.
Posso importare e tenere allineati i prodotti dal mio gestionale?
Certamente, tramite un sistema di scambio dati con TDox (web service di integrazione), facilmente realizzabile in pochi giorni se si conoscono le basi di programmazione ad oggetti, utilizzando le API pubbliche di comunicazione messe a disposizione da TDox per inviare o ricevere dei dati in maniera automatica. Maggiori informazioni possono essere trovate sul sito www.tdox.it (sezione Risorse > Documentazione Tecnica Tdox WebAPI), scaricando la relativa documentazione.
A chi devo rivolgermi per realizzare un importatore dei prodotti dal mio gestionale?
Se non hai degli sviluppatori nella tua azienda o che possano aiutarti, puoi chiedere a noi di realizzare qualunque integrazione ti serva tra TDox e i tuoi software aziendali, semplicemente scrivendoci in chat o compilando il modulo di contatto sul nostro sito. Verrai poi contattato da uno dei nostri partner tecnici che potranno discutere le tue esigenze senza impegno ed eventualmente valutare il da farsi e presentarti un preventivo in termini di costo e durata complessiva del lavoro.
Come faccio ad eliminare un prodotto in modo da non vederlo più?
Non è possibile eliminare fisicamente un record in anagrafica. Ogni “eliminazione” (pulsante del cestino) è in realtà logica, cioè il record viene disattivato in modo che non sia più utilizzabile. In ogni caso, puoi cambiare qualsiasi dato dell’anagrafica, anche il codice, senza rischiare che i documenti vengano compromessi. Difatti, ad ogni modifica anagrafica, TDox archivia i vecchi dati che continueranno ad essere utilizzati per la consultazione dei vecchi documenti generati a partire dai moduli compilati con quella stessa versione del record.
È possibile inserire nuovi prodotti dall’App?
Dall’App di TDox non si possono gestire le aggiungere, modificare o eliminare record nelle anagrafiche, nemmeno in quella dei prodotti.
Che differenza c’è tra Liste, Categorie e Tabelle personalizzate?
Una lista è una tabella con un codice (alfanumerico, univoco per la lista) e descrizione libera. Serve per essere inclusa nell’omonimo componente di un modulo, come lista di valori possibili da cui sceglierne uno solo, in forma di menu a tendina o lista di opzioni (radio-button). Una categoria è un codice di classificazione univoco, assegnabile a un record di qualsiasi anagrafica (esclusa quella delle categorie ovviamente) per creare una relazione sfruttabile poi nei filtri di ricerca lato App. Può anche essere usata come una lista di selezione (menu a tendina o lista di opzioni). Una tabella personalizzata ha a disposizione più campi, permette di essere letta e scritta tramite la compilazione dei moduli e può contenere fino a 4 campi testuali (di cui uno riservato al Codice identificativo), fino a 3 campi numerici decimali, fino a 3 campi numerici interi, fino a 3 campi data/ora e fino a 4 campi booleani (Sì/No, Vero/Falso ecc., di cui uno riservato all’abilitazione/disabilitazione). Può essere realizzata ovunque si renda necessario creare o aggiornare dei record con alcune informazioni raccolte con l’App e renderle disponibili ad altri utenti App (ad esempio si pensi ad una tabella con le apparecchiature, su cui tenere aggiornata la data e l’esito dell’ultima revisione fatta).
È possibile usare una lista fissa per realizzare una checklist multiselezione?
No, per farlo bisogna usare una tabella personalizzata da sfruttare lato App per precaricare una griglia con tutte le voci tramite l’inclusione della tabella in uno step ripetuto dove sia presente un componente “Checkbox” (Sì/No) o “Lista” (es. Sì/No/n.d.) e sia mostrato il nome della verifica da fare in un campo di testo o etichetta.
Come faccio a rendere obbligatoria la scelta da una lista senza che venga preselezionato un valore?
Se si dichiara la lista come obbligatoria, da App verrà pre-selezionato il primo valore. Per lasciare la selezione vuota obbligando l’utente a scegliere un valore, bisogna lasciare la lista non obbligatoria ed aggiungere un controllo sullo step, che verifichi che sia stata selezionata un’opzione prima di procedere con lo step successivo.
Come posso cambiare l’ordine di visualizzazione degli elementi su App?
L’ordine degli elementi dipende dal tipo di anagrafica: per clienti è alfabetico per Ragione sociale/Nome e Cognome, per i prodotti è alfabetico per Descrizione, per le liste e le categorie è esattamente lo stesso ordine definito in anagrafica, per le tabelle personalizzate è alfabetico per Codice.
È possibile inserire nuovi elementi di Liste o Categorie dall’App?
Dall’App di TDox non si possono gestire le aggiungere, modificare o eliminare record nelle anagrafiche, nemmeno in quelle di Liste e Categorie. È possibile invece aggiungere, modificare o eliminare record dalle tabelle personalizzate, predisponendo opportune regole di scrittura all’interno dello step del modulo.
Come si usano nel modulo?
Per usare una o più tabelle personalizzate all’interno di un modulo, occorre includerle in uno step (scheda “Tabelle personalizzate” accanto alla scheda “Proprietà”), ognuna con una propria regola di identificazione del nome (fissa o calcolata con le variabili di ambiente), un filtro di selezione del record (uno solo per volta) da visualizzare, inserire, aggiornare o eliminare, il tipo di azione (Inserisci/aggiorna, Disabilita o Elimina) e, nel caso di inserimento/aggiornamento, stabilendo il mapping esatto tra i campi della tabella personalizzata e quelli dello step.
Mi servono più di 4 campi di testo o più di 3 campi “data”, come posso fare?
La soluzione più elegante è quella di creare una seconda tabella personalizzata, da collegare alla prima tramite gli stessi codici di record. Si avranno a disposizione ulteriori campi, ma una struttura di questo tipo è complessa da gestire dal modulo e ancora più complessa se si vuole consultare i valori da ufficio (vanno estratti i dati separatamente per poi unirli in Excel o con altri strumenti). Nel caso di campi testuali, consigliamo di liberarne uno, accorpando più informazioni nello stesso campo con un separatore facilmente identificabile (es. codice cliente + “|” + codice commessa). Nel caso di campi di tipo data, il consiglio è quello di utilizzare un campo numerico per una delle date, magari la meno interessante (convertendo la data/ora in un numero, usando il formato yyyymmgghhmm, es. 31/12/2019 18:55 –> 201912311855). Nel caso di campi numerici, consigliamo di utilizzare i campi interi per i numeri che non hanno bisogno di una precisione decimale, lasciando i campi decimali per i valori dove sono importanti anche frazioni dell’intero. Nel caso di campi booleani, consigliamo di utilizzare uno dei campi numerici (interi o decimali) per inserire numeri che rappresentino i due valori di verità (es. 0 = falso/no, 1 = vero/sì), oppure uno dei campi testo, dove salvare i valori di verità.
La chiave di identificazione di un record non è un codice solo, ma la combinazione di 3 codici, come faccio?
Questa situazione si risolve facilmente concatenando nel Codice diverse informazioni, con un separatore nel mezzo, in modo che sia semplice separarle in caso di bisogno (es. per usare i singoli valori per popolare altrettanti campi nel lo step del modulo). Ad esempio Codice = Codice_Cliente + “|” + Codice_prodotto + “|” + Numero_lotto.
Come faccio ad aggiungere una nuova voce in una check list esistente?
Dall’interno dello strumento di progettazione moduli, selezionare lo step dove si vuole aggiungere la nuova voce, quindi, se la lista è manuale (elenco di componenti di tipo “Checkbox”), è sufficiente aggiungere un altro componente “Checkbox” e spostarlo nella posizione desiderata, dargli un codice univoco e un’etichetta significativa per l’utente, quindi salvare il modulo. Bisogna poi entrare nel documento PDF per aggiungerlo anche in stampa. È sufficiente trovare lo spazio adatto spostando gli altri oggetti e aggiungere un oggetto “Checkbox” e un oggetto “Etichetta”, modificando il testo dell’etichetta mettendo la stessa voce visibile nel modulo e definendo il valore di default del Checkbox, che in questo caso sarà il codice della variabile.
Che cosa sono le colonne “Campo aggiuntivo 1” e “Campo aggiuntivo 2”?
Si tratta di colonne di esempio aggiunte al modello Excel che non è necessario compilare. Se il modulo ha uno o più campi “pianificabili” (es. “Cliente” e “Tipo_intervento”), è possibile sostituirle con i nomi/codici dei campi che si vuole importare e popolare le righe con i relativi valori (es. il campo Cliente con il codice del cliente e il “Tipo_ intervento” con il codice del tipo di intervento). Nel caso di codici anagrafici (clienti, prodotti, liste, categorie…), devono esistere dei record con lo stesso codice nelle rispettive anagrafiche, per cui si raccomanda di fare attenzione agli zeri iniziali nei codici numerici, che in Excel vengono rimossi (es. “0001” -> 1), a meno che il formato della colonna non venga impostato a “Testo” prima del popolamento.