Per molti anni c’è stata una sorta di scetticismo nei confronti della digitalizzazione, soprattutto in alcuni settori, come quello dell’edilizia o delle installazioni/ manutenzioni, che si sentivano estranei a questa possibilità.
Ma negli ultimi tempi le PMI hanno dimostrato grande apertura capendo che il passaggio dal cartaceo al digitale porta innumerevoli vantaggi, in particolar modo proprio a coloro che lavorano fuori dall’ufficio e che devono compilare dei documenti cartacei come i rapporti d’intervento.
I vantaggi della digitalizzazione
L’eliminazione dei moduli cartacei a favore di quelli digitali porta alcuni importanti benefici a tutte le operazioni aziendali, sia quelle svolte internamente che esternamente.
Andiamo a vedere quali:
- nessun errore o perdita di dati: per coloro che lavorano esternamente e utilizzano dei moduli digitali si riducono inesattezze o mancanze nei dati riportati e si evita di smarrire i documenti prima ancora che arrivino in ufficio;
- controllo delle attività: i dati raccolti sono immediatamente disponibili e consultabili in tempo reale, è quindi possibile seguire costantemente le attività svolte;
- eliminazione della trascrizione manuale: in amministrazione le informazioni contenute nei moduli digitali sono già pronte per la fatturazione, senza doverle reinserire manualmente nel gestionale;
- riduzione dei consumi di carta: le soluzioni digitali permettono di eliminare i costi legati all’utilizzo della carta, grazie a trasferimenti di documenti diretti.
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Come digitalizzare i rapporti d’intervento
I rapporti d’intervento sono documenti che quotidianamente vengono utilizzati per attestare cosa è stato fatto, che materiale è stato utilizzato e quante risorse/ ore sono state impiegate per svolgere quell’attività.
Capita spesso che l’impiego dei moduli cartacei per i rapporti d’intervento crei dei problemi perché possono essere smarriti, imprecisi, illeggibili e per questo ritardare l’emissione della fattura.
Per digitalizzarli, molto interessante è la possibilità di utilizzare degli strumenti informatici che permettono di ricreare il documento originale in formato digitale e di condividerli e compilarli tramite smartphone.
Si tratta di app dal funzionamento veramente semplice e intuitivo, che guidano l’operatore nello svolgimento delle attività e nella compilazione, evitando errori di trascrizione, e che mettono al sicuro i dati raccolti.
Infatti i rapporti d’intervento in formato digitale vengono inviati in tempo reale ad un sistema centrale o direttamente al cliente e in questo modo anche i tempi di consuntivazione si riducono.
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